在一些公司，經(jīng)常有員工開著私家車，替公司辦事，比如跑客戶、跑銀行、跑稅務(wù)局……這給企業(yè)用車帶來(lái)公私不分、半公半私的復(fù)雜情況。那么，在這種情況下，油費(fèi)該如何報(bào)銷？公司和員工如何才能都滿意？

私車公用界限難界定 讓管理效率大打折扣

由于公車養(yǎng)護(hù)成本高，很多企業(yè)并沒(méi)有額外配備公車。員工需要用車時(shí)，便駕駛私家車去辦公事。私車公用彌補(bǔ)了公務(wù)用車的不足，也方便了員工出行。對(duì)于“私車”，這是財(cái)產(chǎn)權(quán)的范疇，很容易界定。但如何定義車輛的“公用”并界定“公用”的程度和深度，卻很成問(wèn)題。私車公用的管理方面， 長(zhǎng)期以來(lái)存在透明度低、管控難度大的痛點(diǎn)。

比如在油費(fèi)核算與報(bào)銷上，企業(yè)通常使用兩種方法：第一，出發(fā)前把公里數(shù)手動(dòng)拍照記錄，行程結(jié)束后，再拍照為證；第二，按照出發(fā)地及目的地的實(shí)際距離為標(biāo)準(zhǔn)。按照第一種方式，每月的油費(fèi)可能居高不下，企業(yè)管理者感覺(jué)錢花的不明不白，但又不知道問(wèn)題出在何處。按照第二種方式，容易造成少報(bào)、漏報(bào)。畢竟路況不一樣，因堵車而繞路出行，員工會(huì)感覺(jué)自己虧了一筆。以上兩種報(bào)銷方式，里程數(shù)據(jù)都無(wú)法做到真實(shí)準(zhǔn)確。

另外，繁瑣的報(bào)銷流程也造成了員工體驗(yàn)不好。在過(guò)去，企業(yè)車輛加油需要經(jīng)歷“員工申請(qǐng)→領(lǐng)導(dǎo)審批→加油→墊付→開發(fā)票→保存票據(jù)→提交報(bào)銷流程→財(cái)務(wù)審核→出納打款”的繁瑣過(guò)程。員工需要填寫用車時(shí)間、前往地點(diǎn)、用車事由等信息，以及實(shí)際里程數(shù)、油費(fèi)等報(bào)銷明細(xì)表，以體現(xiàn)費(fèi)用發(fā)生的合理性。而且，財(cái)務(wù)人員也會(huì)陷入核票、審單、打款等重復(fù)的機(jī)械工作中，影響工作積極性。

資源共享物盡其用 搭建企業(yè)和員工互信的橋梁

要合理解決私車公用產(chǎn)生的上述問(wèn)題，就需引入先進(jìn)的數(shù)字化管理方式，在企業(yè)和員工之間搭建起互信的橋梁，確保信息的可信透明，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)用車管理和員工體驗(yàn)的雙重提升。

作為滿足企業(yè)能源數(shù)字化管理需求的服務(wù)商，能鏈企服將能鏈遍布全國(guó)的能源補(bǔ)給網(wǎng)絡(luò)和在油站端的議價(jià)能力輸出給企業(yè)，讓企業(yè)不僅可以用優(yōu)惠價(jià)格采購(gòu)公車用油，還能由總部對(duì)用車加油進(jìn)行統(tǒng)一管理。通過(guò)數(shù)字化能源管理解決方案，企業(yè)公車加油管理的效能得到大幅提升，一人即可完成增減司機(jī)與車輛、額度分配、開發(fā)票等業(yè)務(wù)操作。

基于車端AIoT智能車網(wǎng)聯(lián)、大數(shù)據(jù)、SaaS云管理平臺(tái)等技術(shù)手段，能鏈企服還可幫助企業(yè)“管人、管車、管錢”，并將事后報(bào)銷變成事前管控，讓私車公用的加油情況可視、可查、可追溯，有效規(guī)避不合規(guī)的加油情況。

員工在加油時(shí)，通過(guò)“一鍵加油”就可隨用隨加，企業(yè)無(wú)需在加油卡中圈存大量資金，提高資金的利用效率。同時(shí)，管理人員可隨時(shí)通過(guò)App和SaaS后臺(tái)，為司機(jī)實(shí)時(shí)分配額度、了解油費(fèi)消耗趨勢(shì)、查看加油詳細(xì)數(shù)據(jù)等，大大降低車輛加油的管理難度?！耙绘I導(dǎo)入”和“一鍵導(dǎo)出”功能還讓管理員對(duì)人員和數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出進(jìn)行管理，方便分析匯總整體情況。

在支付時(shí)，企業(yè)可通過(guò)“一鍵開票”，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一對(duì)公支付和開票結(jié)算，有效減少財(cái)務(wù)審核發(fā)票工作，管理人員可通過(guò)后臺(tái)對(duì)賬系統(tǒng)對(duì)用車加油期間發(fā)生的每一筆錢進(jìn)行核實(shí)，全面提高財(cái)務(wù)對(duì)賬效率。

通過(guò)能鏈企服的能源數(shù)字化管理解決方案，不僅為該企業(yè)成功找到一條提升能源管理效率的新途徑，也增強(qiáng)了員工對(duì)私車公用的滿意度。

目前，能鏈企服已與國(guó)家電網(wǎng)、小米集團(tuán)、用友集團(tuán)、中通快運(yùn)、招商銀行、龍湖地產(chǎn)等上千家企業(yè)達(dá)成合作，并作為企業(yè)級(jí)能源數(shù)字化管理服務(wù)的入口，成功幫助企業(yè)提升能源數(shù)字化管理和費(fèi)用管控水平。