最近用Word XP整理了一篇150頁的技術(shù)文檔。盡管篇幅有些長，但該文檔各級標(biāo)題之間的邏輯結(jié)構(gòu)比較清晰。于是我決定為文檔加上目錄，以方便查閱。什么是目錄呢?目錄就是文檔中標(biāo)題的列表，通過目錄來了解在一篇文檔中論述了哪些主題，并快速定位到某個主題。 設(shè)置標(biāo)題 假設(shè)文檔初稿已整理完畢，標(biāo)題之間的層次關(guān)系為：全文共分為8章，每章分為若干小節(jié)，每個小節(jié)又包含若干部分內(nèi)容。我們分兩步完成標(biāo)題的設(shè)置： 1. 定義標(biāo)題的樣式。依次單擊[格式]→[樣式和格式]，在“樣式和格式”任務(wù)窗格中單擊“標(biāo)題1”右側(cè)的下拉三角，執(zhí)行“修改”命令。在“修改樣式”對話框中設(shè)置合適的字體、字號、對齊方式等格式，這里設(shè)置為黑體、小三號、居中(如圖1)。依照上述步驟定義“標(biāo)題2”、“標(biāo)題3”的樣式，當(dāng)然也可以采用默認(rèn)的標(biāo)題樣式。
2. 設(shè)置標(biāo)題。將熱點(diǎn)定位在標(biāo)題“第1章”處，單擊任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”按鈕;將熱點(diǎn)定位在標(biāo)題“第1節(jié)”處，單擊任務(wù)窗格中的“標(biāo)題2”按鈕……同理，整篇文檔的標(biāo)題按照層次關(guān)系應(yīng)用合適的標(biāo)題樣式。 生成目錄 準(zhǔn)備工作完成以后，就可以生成整篇文檔的目錄了。實(shí)現(xiàn)步驟如下： 1. 選擇插入目錄的位置一般在文檔的首部?！ ?. 依次單擊[插入]→[引用]→[索引和目錄]，在“索引和目錄”對話框中單擊“目錄”標(biāo)簽。根據(jù)需要設(shè)置合適的顯示級別，其余選項(xiàng)采用默認(rèn)設(shè)置，最后單擊[確定]按鈕(如圖2)。
使用目錄 其實(shí)利用Word XP制作的目錄可不只是簡單的標(biāo)題列表，它還具有超級鏈接功能。我們將鼠標(biāo)指向目錄中的某一個標(biāo)題，然后按住[Ctrl]鍵，你會發(fā)現(xiàn)鼠標(biāo)箭頭變成了一只“小手”。這時點(diǎn)擊鼠標(biāo)，就被快速定位到文檔中該標(biāo)題的位置。如果你覺得按[Ctrl]鍵太麻煩，那么只需依次單擊[工具]→[選項(xiàng)]→[編輯]，找到并取消“用Ctrl+單擊跟蹤超鏈接”選項(xiàng)，即可直接點(diǎn)擊實(shí)現(xiàn)快速跳轉(zhuǎn)?！ 「履夸洝 ∥臋n編輯完成后往往需要修改，如果對標(biāo)題進(jìn)行了修改，就需要及時更新目錄： 1. 在目錄左邊單擊鼠標(biāo)左鍵選中整個目錄。 2. 在選中的目錄區(qū)域中右擊鼠標(biāo)，執(zhí)行“更新域”命令。在“更新目錄”對話框中點(diǎn)選“更新整個目錄”，并單擊[確定]按鈕，目錄瞬間即可實(shí)現(xiàn)更新?！ ∫陨喜僮髟赪ord 2000/XP中均能實(shí)現(xiàn)，區(qū)別只有一點(diǎn)點(diǎn)：在Word 2000中制作的目錄，無需進(jìn)行任何設(shè)置即可實(shí)現(xiàn)直接點(diǎn)擊跳轉(zhuǎn)。
