Excel2007不僅是一個功能強大的計算工具，同時也是一個出色的數(shù)據(jù)管理分析工具。其具有的數(shù)據(jù)表分析法與專業(yè)的數(shù)據(jù)庫軟件相比，Excel2007在操作上更簡便快捷，適合于對中小數(shù)據(jù)的管理操作。
通常情況下，數(shù)據(jù)表包括表標題、表頭、表尾和表體固定欄目等內(nèi)容。實現(xiàn)數(shù)據(jù)表分析法的首要任務(wù)是設(shè)計這個數(shù)據(jù)表格式，以滿足數(shù)據(jù)分析處理的操作。
例 下面以“新起點第一季度圖書銷售情況表”為例，具體介紹數(shù)據(jù)表格式的設(shè)計工作。
具體操作步驟如下：
1、新建一個工作薄，并將其命名為“審計應(yīng)用準備”。
2、雙擊Sheet1工作表并將其命名為“數(shù)據(jù)表”，選中A1：E1單元格區(qū)域并右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，打開“設(shè)置單元格格式”對話框。
3、單擊“對齊”標簽，進入“對齊”選項卡。
4、在“水平對齊”和“垂直對齊”下拉列表框中選擇“居中”選項，單擊“字體”標簽，進入“字體”選項卡。
5、根據(jù)實際需要設(shè)定相應(yīng)的選項，單擊“填充”標簽，進入“填充”選項卡。
6、根據(jù)需要選擇相應(yīng)的填充顏色，單擊“確定”按鈕完成設(shè)置操作。
7、根據(jù)實際情況輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)表標題。
8、根據(jù)實際情況輸入數(shù)據(jù)表的其他選項內(nèi)容。
9、選中選項內(nèi)容所在的單元格區(qū)域，執(zhí)行“格式”-“設(shè)置單元格格式”命令，在打開的“設(shè)置單元格格式”對話框中設(shè)置單元格區(qū)域）方法與前面的一樣）。
10、右擊B2單元格并從彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，打開“設(shè)置單元格格式”對話框。
11、在“分類”列表框中選擇“日期”選項，在“類型”下拉列表框中選擇相應(yīng)的類型，單擊“確定”按鈕完成日期設(shè)置操作。
12、選中B2單元格并在其中輸入顯示系統(tǒng)當前時間的公式“=NOW（）”。按Enter鍵，顯示系統(tǒng)當前時間。
13、為了提高輸入效果，減少輸入錯誤，用戶可以調(diào)用記憶式輸入功能。執(zhí)行“Office按鈕”-“Excel選項”命令，打開“Excel選項”對話框。
所謂記憶式輸入功能是指在某列的各單元格中輸入文字時，Excel2007可以記下各個單元格中的內(nèi)容，當在該列的某個單元格中輸入內(nèi)容時，如果輸入的第一個或前幾個字符與該列已有的、連續(xù)單元格中的某個輸入相同，系統(tǒng)就自動用已輸入的數(shù)據(jù)項填充。
14、在該對話框中選擇“高級”選項，進入“高級”選項卡。選中“為單元格值啟用記憶式鍵入”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，啟動此功能。
15、如果要提高輸入效率，可啟用Excel2007的自動更正功能。自動更正功能不僅可以識別錯誤，還可在輸入時自動更正錯誤，只需在“Excel選項”對話框中選擇“校對”選項，進入“校對”選項中。
16、在“在Microoft Office程序中更正拼寫時”列表框中設(shè)置相應(yīng)的選項，也可以單擊“自動更正選項”按鈕，打開“自動更正”對話框。
17、選中“鍵入時自動替換”復(fù)選框，在“替換”和“為”中輸入相應(yīng)的短語，單擊“添加”按鈕，將新的自動更正項目添加到自動更正項目列表中去。
18、單擊“確定”按鈕，當輸入內(nèi)容為所定義的短語時，Excel2007就可以自動將其替換成所相應(yīng)的內(nèi)容。
