數(shù)據(jù)的有效性----設(shè)置輸入條件

　　在很多情況下，設(shè)置好輸入條件后，能增加數(shù)據(jù)的有效性，避免非法數(shù)據(jù)的錄入。如年齡為負數(shù)等 。那么有沒有辦法來避免這種情況呢?有，就是設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性。設(shè)置好數(shù)據(jù)的有效性后，可以避免非法數(shù)據(jù)的錄入。

　　下面我們還是以實例來說明如何設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性。

　　1. 設(shè)置學(xué)生成績介于0----100分之間。

　　圖6-4-1

　　假設(shè)試卷的滿分100分，因此學(xué)生的成績應(yīng)當(dāng)介于0----100分之間的。我們可以通過以下幾步使我們錄入成績時保證是0----100分之間，其它的數(shù)據(jù)輸入不能輸入。

　　第1步：選擇成績錄入?yún)^(qū)域。

　　此時我們選中B3：C9 。

　　第2步：

　　點擊菜單 數(shù)據(jù) ―>有效性，彈出 數(shù)據(jù)有效性 對話框。界面如圖6-4-2所示。

　　圖6-4-2

　　在圖6-4-2中的默認的是 允許任何值 輸入的，見圖中紅色區(qū)域所示。

　　第3步：點擊 允許 下拉按鈕，從彈出的選項中選擇 小數(shù) 。(如果分?jǐn)?shù)值是整，此處可以選擇整數(shù))

　　圖6-4-3

　　選擇后界面如圖6-4-4所示。在圖6-4-4中，數(shù)據(jù)中選擇 介于 ， 最小值：0 ，最大值：100 。

　　圖6-4-4

　　第4步：點擊確定按鈕，完成數(shù)據(jù)有效性設(shè)置。

　　下面我們來看一下，輸入數(shù)據(jù)時有何變化。見圖6-4-5所示。

　　圖6-4-5

　　從圖中可以看出，我們輸入80是可以的，因為80介于0----100之間。而輸入566是不可以的，因為它不在0----100之間。

　　此時，點擊 重試 按鈕，重新輸入，點擊 取消 按鈕，輸入的數(shù)據(jù)將被清除。

　　第5步：設(shè)置輸入信息

　　在數(shù)據(jù)有效性對話框中，點擊 輸入信息 頁，打開輸入信息界面。如圖6-4-6所示。

　　圖6-4-6

　　設(shè)置好輸入信息后，我們再來看輸入數(shù)據(jù)時，界面有何變化。如圖6-4-7所示。

　　圖6-4-7

　　從圖中可見，輸入時多了人性化的提示，而這個提示信息就是我們剛剛設(shè)置的內(nèi)容。

　　第6步：設(shè)置出錯警告

　　在數(shù)據(jù)有效性對話框中，點擊 出錯警告 頁，在出錯警告頁我們可以設(shè)置警告信息。如圖6-4-8所示。

　　圖6-4-8

　　設(shè)置好后，我們來看一下輸入錯誤時，有何提示。如圖6-4-9所示。

　　圖6-4-9

　　從圖中，我們可以看出 出錯警告 也可以人性化設(shè)置。

　　2. 設(shè)置性別只能輸入“男，女，未知”

　　詳細的設(shè)置略，關(guān)鍵地方見圖6-4-10所示。

　　圖6-4-10

　　說明：

　　1. 允許：序列。

　　2. 來源：輸入“男，女，未知”，標(biāo)點要求是英文半角狀態(tài)。

　　設(shè)置好后，不僅能限制輸入內(nèi)容，而且右邊還多了一個下拉按鈕，下拉列表為這3項。如圖6-4-11所示。

　　圖6-4-11

　　另外，我們除了可以直接在“數(shù)據(jù)來源”中輸入選中選項數(shù)據(jù)外，還可以直接引用當(dāng)前工作表的連續(xù)單元格區(qū)域作為數(shù)據(jù)源，其操作方法相同，不再贅述。

　　3. 控制產(chǎn)品編號的輸入

　　如果用戶為了統(tǒng)一產(chǎn)品編號的輸入，要求錄入者只能輸入8位的字母“A”開頭的編號，同樣也可以通過“數(shù)據(jù)有效性”來進行控制，設(shè)置步驟如下：

　　第1步：選擇數(shù)據(jù)源：A3：A8。如圖6-4-12所示。

　　圖6-4-12

　　第2步：打開有效性對話框，并按下圖進行設(shè)置。圖6-4-13所示。

　　圖6-4-13

　　經(jīng)過上述設(shè)置后，用戶在A3：A8區(qū)域中輸入數(shù)據(jù)時，只能是“A”開頭，并且必須是8位，否則不能完成輸入。

　　注：數(shù)據(jù)有效性只對用戶直接輸入的數(shù)據(jù)有效，而對于復(fù)制粘貼、查找替換的數(shù)據(jù)是無法控制的，因此大家在使用時一定要注意。